terça-feira, 14 de abril de 2009

CONTROLE - Caso: Bradesco



Estudo sobre a função Controle
Análise do processo de controle na organização.


Breve estudo sobre a função Controle


A Função Controle

Significados da palavra controle em administração:
    1. Controle como função restritiva e coercitiva: coibir ou limitar certos tipos de desvios indesejáveis ou de comportamentos não aceitos - caráter negativo e limitativo. Por exemplo: acesso não permitido, etc.

    2. Controle como um sistema automático de regulação: manter automaticamente um grau constante de fluxo ou funcionamento de um sistema - detecta desvios e proporciona automaticamente ação
      corretiva para voltar à normalidade. Exemplo: calibrador de pneu, etc.

    3. Controle como função administrativa: última etapa do processo
      administrativo, destacando-se como a quarta função, após o planejamento, a organização e a direção – nosso estudo se baseia neste sentido da palavra.


Função administrativa de controle

Relacionada com a maneira pela qual os objetivos devem ser alcançados através da atividade das pessoas que compõem a organização, para que tudo funcione da maneira certa e no tempo certo.
monitorar, acompanhar, avaliar, medir e assegurar que a organização esteja no rumo certo, produzindo os resultados esperados e alcançando os objetivos propostos.
Controle - processo que guia a atividade exercida para um fim previamente determinado.
Essência do controle - verificar se a atividade controlada está ou não alcançando os resultados desejados (conhecidos e previstos), o que significa que o conceito de controle não pode existir sem o conceito de planejamento.

O controle é o outro lado da moeda do planejamento.
(colocar a figura aqui...)

Finalidade do controle - assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetivos previamente definidos no planejamento.


Tipos de Controle

  • Controle prévio (a priori) – Controle preventivo, pois busca impedir erros ao final do processo administrativo, analisando previamente a situação da empresa.
  • Controle concomitante (simultâneo) – Exercido ao mesmo tempo em que se realiza a atividade;
  • Controle posterior – Busca reexaminar atos já praticados, para corrigi-los, desfazê-los ou apenas confirmá-los.

O controle é um processo cíclico composto por quatro fases, a saber:

  1. Estabelecimento de padrões ou critérios:
    - Os padrões representam o desempenho desejado;
    - Os critérios representam normas que guiam as decisões;
    - Os padrões são expressos em tempo, dinheiro, qualidade, unidades físicas, custos ou de índices. Exemplo: Custo padrão, padrões de qualidade, padrões de volume, padrões de desempenho, unidade de medida, de produção ou de venda...

  2. Observação do desempenho:
    - Obter informação precisa, rápida e clara a respeito daquilo que está sendo controlado, para permitir a tomada de ação corretiva na ocorrência de um desvio.

  3. Comparação do desempenho com o padrão estabelecido:
    -Determinar os limites dentro dos quais essa variação será aceita como normal. O controle separa o que é excepcional do que é normal, para que a correção se concentre unicamente nas exceções ou nos desvios.
    - O desempenho deve ser comparado ao padrão fixado para verificar eventuais desvios.
    - Comparar o desempenho com o padrão estabelecido por meio de gráficos, fluxos, relatórios, índices, porcentagens, medidas estatísticas etc. (técnicas)
    - Permitir a elaboração de resultados futuros, reafirmando a visão de longo prazo do administrador, no sentido de ampliação dos próprios objetivos da organização.

  4. Ação corretiva
    - Assegurar que aquilo que é feito seja feito exatamente de acordo com o que se pretendia fazer, trabalhando-se sempre com eficiência, subsidiando ainda mais a função planejamento.

Abrangência do controle


  • A abrangência do controle acontece a nível global, departamental ou operacional, respectivamente, dentro dos planos estratégico, tático e operacional.

Controle Interno na Organização

Ação de Controle

Complexo de atividades relacionadas com o acompanhamento dos atos e fatos da administração, organizadas para assegurar sucesso na realização de seus fins.

Administração e Controle

A Administração de uma entidade deve estar estruturada e organizada de acordo com princípios científicos aplicáveis às funções básicas que a compõem, para melhor realizar os seus planos e alcançar os objetivos que constituem a razão da sua existência.
O CONTROLE constitui uma das funções do processo administrativo, de tal forma que a inexistência dessa função ou as deficiências que apresentar, têm reflexos diretos e negativos com a mesma intensidade nas demais funções, decretando invariavelmente a frustração parcial ou total dos seus objetivos.


Controle Interno na Organização

  1. Controle Interno
  • processamento de informações que retroalimentem a função de DIREÇÃO, concorrendo para a correta tomada de decisões

  • coexiste com as demais funções da Administração

  • expressão funcional
    ORGANIZAÇÃO (administrativa, jurídica e técnica)
    PROCEDIMENTOS E MÉTODOS
    INFORMAÇÕES ( planejamento, orçamentação, contabilidade, estatística e informatização) RECURSOS HUMANOS
    AUTO-AVALIAÇÃO

AUTO-AVALIAÇÃO - a avaliação de sua própria atividade. Exemplos:

  • atividade de triagem de ingresso e saída de pessoas, veículos, bens e mercadorias;

  • acompanhamento das condições de qualidade dos serviços e dos produtos;

  • feitura de estatísticas;

  • contabilização física e financeira;

  • registros dos recursos humanos e dos correspondentes dados cadastrais, funcionais e financeiros.

Supervisão das atividades de controle interno - compete à função de DIREÇÃO


  • Prestar informações permanentes à Administração Superior sobre todas as áreas relacionadas com o controle, seja contábil, administrativo, operacional ou jurídico;

  • Preservar os interesses da organização contra ilegalidades, erros ou outras irregularidades;

  • Velar para a realização das metas pretendidas.

Técnicas relacionadas com a função controle
  1. Controle Financeiro

  2. Sistemas de Informação

  3. Auditoria

  4. Benchmarking (processo contínuo de comparação dos produtos, serviços e práticas empresarias entre os mais fortes concorrentes ou empresas reconhecidas como líderes)

  5. Normas ISO

  6. Balanced Scorecard (BSC)
A Responsabilidade pela Organização do Controle Interno

Incumbe ao Administrador
  • Gerir os recursos com competência, sem desperdícios e desvios;

  • Prover as condições para a prática da boa administração;

  • Permitir a verificação de que agiu com correção e competência;

  • Manter permanente vigilância e avaliação.
O Balanced Scorecard

A utilização do BSC como ferramenta de gestão estratégica e como uma das técnicas de avaliação do desempenho de controle, possibilita à organização vencer os desafios a que está sujeita, além de torná-la transparente através da divulgação de seu desempenho, bem como o alcance da realização de sua missão.
A construção do Balanced Scorecard, segundo seus criadores Kaplan e Norton (1992, 1993, 1996, 2001) dá-se em quatro etapas.

  1. Tradução da Visão
    • desdobrá-la em um conjunto de objetivos e indicadores capazes de indicar o caminho para seu alcance;
    • definir metas para cada indicador, estabelecendo os níveis desejados de desempenho.

  2. Comunicação e comprometimento
    • alinhamento dos objetivos de longo prazo com os objetivos departamentais e individuais.

  3. Plano de negócios
    • a partir dos desdobramentos do direcionamento estratégico, as organizações poderão desenvolver seus planos específicos alinhando aspectos relacionados a atividades fim e atividades meio, incluindo marketing, finanças, recursos humanos e outros.

  4. Feedback e aprendizado
    • acompanhamento do desempenho através de metas
    • a análise dos resultados
    • correção de erros
    • revisão da estratégia.

Análise do processo de Controle no Bradesco



Dados do Bradesco – Relatório Anual - Estrutura Organizacional e Divulgação do resultado - Dez 2007)




  • 3.160 Agências no País (3.143 do Bradesco, 1 do Banco Finasa, 1 do Banco Bradesco BBI e 15 do Banco BMC);

  • 5 Agências no Exterior, sendo 1 em Nova York, 3 em Grand Cayman e 1 em Nassau, nas Bahamas;

  • 7 Subsidiárias no Exterior (Banco Bradesco Argentina S.A., em Buenos Aires; Banco Bradesco Luxembourg S.A., em Luxemburgo; Bradesco Securities, Inc., em Nova York; Bradesco Securities UK Limited, em Londres, Bradesco Services Co., Ltd., em Tóquio; Cidade Capital Markets Ltd., em Grand Cayman; e Bradesco Trade Services Limited, em Hong Kong);

  • 5.821 Agências do Banco Postal;

  • 11.539 Pontos Bradesco Expresso;

  • 2.776 Postos e Pontos de Atendimento Bancário em Empresas;

  • 2.776 Pontos Externos da Rede de Auto-Atendimento Bradesco Dia&Noite; e

  • 375 Filiais da Finasa Promotora de Vendas, empresa com presença em 20.044 pontos de revenda de veículos.

  • Lucro Líquido - exercício de 2007 - R$ 8,010 bilhões (evolução de 58,5% em relação do mesmo período de 2006)
O Bradesco, em 1998, pôs em prática o Programa de Inovação de Suprimentos - série de medidas planejadas para reestruturar o setor de compras do banco, devido aos enormes gastos provenientes de bens e serviços, visando racionalizar os gastos e melhorar o desempenho de todos os departamentos.


Programa de Inovação de Suprimentos



  • O Planejamento

  • O Controle

  • A Correção dos Desvios
O Planejamento:
  • Identificação de todos os bens e de todos os serviços contratados, através de catálogos;

  • Redução de custos provenientes de bens e serviços adquiridos.


O Controle:

  • Segmentação dos bens e serviços comprados pelo Bradesco;

  • Identificação de categorias distintas;

  • Comparação dos custos em cada uma das categorias;

  • Verificação da descentralização de compras e conseqüente excesso de gastos.

A Correção dos Desvios:

  • Cadastro de fornecedores aptos a fornecer as demandas de bens e serviços da empresa;

  • Desenvolvimento de um sistema de integração gerencial integrando as empresas do grupo Bradesco, agências do banco e fornecedores cadastrados ao setor de compras;

  • O setor de compras passou a ser composto por uma equipe especializada com quatro a seis funcionários em tarefas distintas: um especialista técnico, um analista de mercado, um analista de processos e compradores. Esta medida contribui para redução das perdas decorrente de atos ilícitos no banco;

  • Redução do número de fornecedores, que ofereciam computadores e peças de reposição, de 12 para 2;

  • Padronização das peças utilizadas nos computadores, gerando economia e aumento da eficiência relacionados a redução de compras e de 60% no intervalo de tempo entre a compra e a entrega das máquinas.
O projeto foi trabalhoso e consumiu 3,5 milhões de reais, porém seus resultados foram impressionantes e permitiu ao Bradesco uma economia anual de 150 milhões de reais.
Utilizando-se o controle posterior, onde se estudou uma forma de enxugar as despesas provenientes dos gastos com bens e serviços, e, alcançando seu objetivo quanto à redução, foi mostrado como o controle de custos é importante para as corporações, visto que seu fim contribui para o aumento dos lucros e a eficiência do desenvolvimento da empresa.
Os resultados obtidos foram de acordo com o planejado, constatando-se assim o sucesso do programa e sua interferência nos lucros obtidos, quando no final de 2005 a empresa obteve lucro de 5,5 bilhões de reais.
Observamos que a organização, através do planejamento das ações do gestor, que favoreceu a medida de racionalização dos gastos, e da equipe que incrementou-a, foram fatores cruciais para o alcance do objetivo atingido.

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