Estudo sobre a função Controle
Análise do processo de controle na organização.
Breve estudo sobre a função Controle
A Função Controle
Significados da palavra controle em administração:
- Controle como função restritiva e coercitiva: coibir ou limitar certos tipos de desvios indesejáveis ou de comportamentos não aceitos - caráter negativo e limitativo. Por exemplo: acesso não permitido, etc.
- Controle como um sistema automático de regulação: manter automaticamente um grau constante de fluxo ou funcionamento de um sistema - detecta desvios e proporciona automaticamente ação
corretiva para voltar à normalidade. Exemplo: calibrador de pneu, etc. - Controle como função administrativa: última etapa do processo
administrativo, destacando-se como a quarta função, após o planejamento, a organização e a direção – nosso estudo se baseia neste sentido da palavra.
Função administrativa de controle
Relacionada com a maneira pela qual os objetivos devem ser alcançados através da atividade das pessoas que compõem a organização, para que tudo funcione da maneira certa e no tempo certo.
monitorar, acompanhar, avaliar, medir e assegurar que a organização esteja no rumo certo, produzindo os resultados esperados e alcançando os objetivos propostos.
Controle - processo que guia a atividade exercida para um fim previamente determinado.
Essência do controle - verificar se a atividade controlada está ou não alcançando os resultados desejados (conhecidos e previstos), o que significa que o conceito de controle não pode existir sem o conceito de planejamento.
O controle é o outro lado da moeda do planejamento.
(colocar a figura aqui...)
Finalidade do controle - assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetivos previamente definidos no planejamento.
Tipos de Controle
- Controle prévio (a priori) – Controle preventivo, pois busca impedir erros ao final do processo administrativo, analisando previamente a situação da empresa.
- Controle concomitante (simultâneo) – Exercido ao mesmo tempo em que se realiza a atividade;
- Controle posterior – Busca reexaminar atos já praticados, para corrigi-los, desfazê-los ou apenas confirmá-los.
O controle é um processo cíclico composto por quatro fases, a saber:
- Estabelecimento de padrões ou critérios:
- Os padrões representam o desempenho desejado;
- Os critérios representam normas que guiam as decisões;
- Os padrões são expressos em tempo, dinheiro, qualidade, unidades físicas, custos ou de índices. Exemplo: Custo padrão, padrões de qualidade, padrões de volume, padrões de desempenho, unidade de medida, de produção ou de venda... - Observação do desempenho:
- Obter informação precisa, rápida e clara a respeito daquilo que está sendo controlado, para permitir a tomada de ação corretiva na ocorrência de um desvio. - Comparação do desempenho com o padrão estabelecido:
-Determinar os limites dentro dos quais essa variação será aceita como normal. O controle separa o que é excepcional do que é normal, para que a correção se concentre unicamente nas exceções ou nos desvios.
- O desempenho deve ser comparado ao padrão fixado para verificar eventuais desvios.
- Comparar o desempenho com o padrão estabelecido por meio de gráficos, fluxos, relatórios, índices, porcentagens, medidas estatísticas etc. (técnicas)
- Permitir a elaboração de resultados futuros, reafirmando a visão de longo prazo do administrador, no sentido de ampliação dos próprios objetivos da organização. - Ação corretiva
- Assegurar que aquilo que é feito seja feito exatamente de acordo com o que se pretendia fazer, trabalhando-se sempre com eficiência, subsidiando ainda mais a função planejamento.
Abrangência do controle
- A abrangência do controle acontece a nível global, departamental ou operacional, respectivamente, dentro dos planos estratégico, tático e operacional.
Controle Interno na Organização
Ação de Controle
Complexo de atividades relacionadas com o acompanhamento dos atos e fatos da administração, organizadas para assegurar sucesso na realização de seus fins.
Administração e Controle
A Administração de uma entidade deve estar estruturada e organizada de acordo com princípios científicos aplicáveis às funções básicas que a compõem, para melhor realizar os seus planos e alcançar os objetivos que constituem a razão da sua existência.
O CONTROLE constitui uma das funções do processo administrativo, de tal forma que a inexistência dessa função ou as deficiências que apresentar, têm reflexos diretos e negativos com a mesma intensidade nas demais funções, decretando invariavelmente a frustração parcial ou total dos seus objetivos.
Controle Interno na Organização
- Controle Interno
- processamento de informações que retroalimentem a função de DIREÇÃO, concorrendo para a correta tomada de decisões
- coexiste com as demais funções da Administração
- expressão funcional
ORGANIZAÇÃO (administrativa, jurídica e técnica)
PROCEDIMENTOS E MÉTODOS
INFORMAÇÕES ( planejamento, orçamentação, contabilidade, estatística e informatização) RECURSOS HUMANOS
AUTO-AVALIAÇÃO
AUTO-AVALIAÇÃO - a avaliação de sua própria atividade. Exemplos:
- atividade de triagem de ingresso e saída de pessoas, veículos, bens e mercadorias;
- acompanhamento das condições de qualidade dos serviços e dos produtos;
- feitura de estatísticas;
- contabilização física e financeira;
- registros dos recursos humanos e dos correspondentes dados cadastrais, funcionais e financeiros.
Supervisão das atividades de controle interno - compete à função de DIREÇÃO
- Prestar informações permanentes à Administração Superior sobre todas as áreas relacionadas com o controle, seja contábil, administrativo, operacional ou jurídico;
- Preservar os interesses da organização contra ilegalidades, erros ou outras irregularidades;
- Velar para a realização das metas pretendidas.
Técnicas relacionadas com a função controle
- Controle Financeiro
- Sistemas de Informação
- Auditoria
- Benchmarking (processo contínuo de comparação dos produtos, serviços e práticas empresarias entre os mais fortes concorrentes ou empresas reconhecidas como líderes)
- Normas ISO
- Balanced Scorecard (BSC)
Incumbe ao Administrador
- Gerir os recursos com competência, sem desperdícios e desvios;
- Prover as condições para a prática da boa administração;
- Permitir a verificação de que agiu com correção e competência;
- Manter permanente vigilância e avaliação.
A utilização do BSC como ferramenta de gestão estratégica e como uma das técnicas de avaliação do desempenho de controle, possibilita à organização vencer os desafios a que está sujeita, além de torná-la transparente através da divulgação de seu desempenho, bem como o alcance da realização de sua missão.
A construção do Balanced Scorecard, segundo seus criadores Kaplan e Norton (1992, 1993, 1996, 2001) dá-se em quatro etapas.
- Tradução da Visão
• desdobrá-la em um conjunto de objetivos e indicadores capazes de indicar o caminho para seu alcance;
• definir metas para cada indicador, estabelecendo os níveis desejados de desempenho. - Comunicação e comprometimento
• alinhamento dos objetivos de longo prazo com os objetivos departamentais e individuais. - Plano de negócios
• a partir dos desdobramentos do direcionamento estratégico, as organizações poderão desenvolver seus planos específicos alinhando aspectos relacionados a atividades fim e atividades meio, incluindo marketing, finanças, recursos humanos e outros. - Feedback e aprendizado
• acompanhamento do desempenho através de metas
• a análise dos resultados
• correção de erros
• revisão da estratégia.
Análise do processo de Controle no Bradesco
Dados do Bradesco – Relatório Anual - Estrutura Organizacional e Divulgação do resultado - Dez 2007)
- 3.160 Agências no País (3.143 do Bradesco, 1 do Banco Finasa, 1 do Banco Bradesco BBI e 15 do Banco BMC);
- 5 Agências no Exterior, sendo 1 em Nova York, 3 em Grand Cayman e 1 em Nassau, nas Bahamas;
- 7 Subsidiárias no Exterior (Banco Bradesco Argentina S.A., em Buenos Aires; Banco Bradesco Luxembourg S.A., em Luxemburgo; Bradesco Securities, Inc., em Nova York; Bradesco Securities UK Limited, em Londres, Bradesco Services Co., Ltd., em Tóquio; Cidade Capital Markets Ltd., em Grand Cayman; e Bradesco Trade Services Limited, em Hong Kong);
- 5.821 Agências do Banco Postal;
- 11.539 Pontos Bradesco Expresso;
- 2.776 Postos e Pontos de Atendimento Bancário em Empresas;
- 2.776 Pontos Externos da Rede de Auto-Atendimento Bradesco Dia&Noite; e
- 375 Filiais da Finasa Promotora de Vendas, empresa com presença em 20.044 pontos de revenda de veículos.
- Lucro Líquido - exercício de 2007 - R$ 8,010 bilhões (evolução de 58,5% em relação do mesmo período de 2006)
Programa de Inovação de Suprimentos
- O Planejamento
- O Controle
- A Correção dos Desvios
- Identificação de todos os bens e de todos os serviços contratados, através de catálogos;
- Redução de custos provenientes de bens e serviços adquiridos.
O Controle:
- Segmentação dos bens e serviços comprados pelo Bradesco;
- Identificação de categorias distintas;
- Comparação dos custos em cada uma das categorias;
- Verificação da descentralização de compras e conseqüente excesso de gastos.
A Correção dos Desvios:
- Cadastro de fornecedores aptos a fornecer as demandas de bens e serviços da empresa;
- Desenvolvimento de um sistema de integração gerencial integrando as empresas do grupo Bradesco, agências do banco e fornecedores cadastrados ao setor de compras;
- O setor de compras passou a ser composto por uma equipe especializada com quatro a seis funcionários em tarefas distintas: um especialista técnico, um analista de mercado, um analista de processos e compradores. Esta medida contribui para redução das perdas decorrente de atos ilícitos no banco;
- Redução do número de fornecedores, que ofereciam computadores e peças de reposição, de 12 para 2;
- Padronização das peças utilizadas nos computadores, gerando economia e aumento da eficiência relacionados a redução de compras e de 60% no intervalo de tempo entre a compra e a entrega das máquinas.
Utilizando-se o controle posterior, onde se estudou uma forma de enxugar as despesas provenientes dos gastos com bens e serviços, e, alcançando seu objetivo quanto à redução, foi mostrado como o controle de custos é importante para as corporações, visto que seu fim contribui para o aumento dos lucros e a eficiência do desenvolvimento da empresa.
Os resultados obtidos foram de acordo com o planejado, constatando-se assim o sucesso do programa e sua interferência nos lucros obtidos, quando no final de 2005 a empresa obteve lucro de 5,5 bilhões de reais.
Observamos que a organização, através do planejamento das ações do gestor, que favoreceu a medida de racionalização dos gastos, e da equipe que incrementou-a, foram fatores cruciais para o alcance do objetivo atingido.
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